Stadgar för Polhems Astronomiska Sällskap

Antagna vid det konstituerande årsmötet 2017-11-10, med ändringar antagna vid ordinarie årsmöte 2018-12-20, 2020-01-17, 2023-04-17, 2024-04-22 och 2025-05-05.

Kapitel 1 - Syfte och verksamhet

§ 1.1 Föreningens syfte är att främja intresset för astronomi hos elever på Polhemskolan samt att vara ett forum och en mötesplats för elever med intresse för astronomi.

§ 1.2 Föreningen är en medlemsförening till förbundet Astronomisk Ungdom (org.nr. 802467-7182).

§ 1.3 Föreningen är en partipolitiskt och religiöst obunden ideell organisation.

§ 1.4 Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår löper från första januari till sista december.

Kapitel 2 - Medlemmar

§ 2.1 Medlemskap ingås i föreningen genom skriftlig anmälan till styrelsen samt erläggande av eventuell medlemsavgift.

§ 2.2 Medlemsavgiftens storlek bestäms av årsmötet.

§ 2.3 Föreningen skall föra register över sina medlemmar.

§ 2.4 Medlemmar ska årligen ta aktiv ställning för medlemskap för att medlemskapet ska vara giltigt.

Kapitel 3 - Årsmöte

§ 3.1 Årsmötet är föreningens högst beslutande organ.

§ 3.2 Årsmöte skall hållas varje verksamhetsår.

§ 3.3 Vid årsmötet har alla medlemmar, styrelsen och revisor närvaro- och yttranderätt. Medlemmar och mötespresidiet har yrkanderätt vid alla punkter. Styrelsen och revisor har yrkanderätt vid alla punkter förutom de som rör val till förtroendeposter. Valberedningen har närvarorätt under alla punkter samt yttrande- och yrkanderätt under alla punkter som rör val till förtroendeposter. Övriga kan ges närvaro- och yttranderätt efter beslut av mötespresidiet.

§ 3.4 Medlemmar har rösträtt vid alla punkter. Varje medlem har en och endast en röst.

§ 3.5 Årsmötet är beslutsmässigt om skriftlig eller elektronisk kallelse har avsänts till samtliga medlemmar och förtroendevalda senast tre veckor före årsmötet. Möteshandlingar ska vara tillgängliga för samtliga medlemmar och förtroendevalda senast 5 dagar innan årsmötet.

§ 3.6 Årsmötet ska behandla minst följande ärenden:
* Mötets öppnande
* Val av mötesordförande
* Val av mötessekreterare
* Val av protokolljusterare samt rösträknare
* Fastställande av verksamhetsberättelse
* Fastställande av revisionsberättelse
* Beslut om ansvarsfrihet för avgående föreningsstyrelse för föregående räkenskapsår
* Fastställande av medlemsavgift
* Inkomna motioner och propositioner
* Val av föreningsordförande
* Val av övriga styrelseledamöter
* Val av revisorer
* Val av valberedning
* Övriga frågor
* Mötets avslutande

§ 3.7 Inför årsmötet har samtliga medlemmar rätt att lämna motioner. Motioner skall vara styrelsen tillhanda senast en vecka före årsmötet.

§ 3.8 Ett extrainsatt årsmöte ska hållas snarast möjligt om styrelsen, revisor eller minst en femtedel av medlemmarna så skriftligen eller elektroniskt begär med tydlig anledning till begäran. Kallelse med anledning till extrainsatt årsmöte ska avsändas till samtliga medlemmar och förtroendevalda senast en vecka innan det extrainsatta årsmötet.
.

Kapitel 4 - Styrelse

§ 4.1 Styrelsens sätesort är Lund.

§ 4.2 Styrelsen skall inom sig utse en kassör och en sekreterare, samt övriga poster om den så önskar.

§ 4.3 Styrelsemöten är beslutsmässiga om samtliga styrelseledamöter och revisor är kallade och minst hälften av styrelseledamöterna är närvarande.

§ 4.4 Styrelsens beslut gäller den mening som minst hälften av de närvarande styrelseledamöterna stödjer. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.

§ 4.5 Styrelsen skall inom sig utse en eller flera firmatecknare.


Kapitel 5 - Revisorer & valberedning

§ 5.1 Årsmötet ska utse en revisor och en revisorssuppleant, som bådadera inte sitter i styrelsen. Revisorns uppdrag är att granska styrelsens arbete och lägga fram en revisionsberättelse till årsmötet och i denna yrka för eller emot ansvarsfrihet för den avgående styrelsen. Revisionen skall utföras i enlighet med god revisionssed.

§ 5.2 Årsmötet ska utse en valberedning, vars ledamöter var och en inte sitter i styrelsen. Valberedningens uppdrag är att om möjligt lägga fram förslag på styrelse, valberedning och revisor samt revisorssuppleant.


Kapitel 6 - Stadgar

§ 6.1 För ändring av dessa stadgar krävs beslut vid årsmöte med minst två tredjedelars majoritet. För ändringar av stadgar i kap. 6 - Stadgar eller kap. 8 - Upplösning, krävs att
beslutet tas på två varandra följande årsmöten.

§ 6.2 Vid oklarhet om hur stadgarna ska tillämpas gäller tolkning av styrelsen i samråd med
revisor tills frågan kan prövas av årsmötet.

§ 6.3 Om stadgebrott sker ska detta meddelas revisor eller den styrelsen utser.

Kapitel 7 - Utträde & uteslutning

§ 7.1 Medlem som önskar att utträda ur föreningen kan göra detta genom skriftlig anmälan till styrelsen.

§ 7.2 Medlemmar som bryter mot föreningens stadgar, skadar dess anseende eller motarbetar dess syfte, kan uteslutas av styrelsen med omedelbar verkan tidigast en vecka efter att medlemmen har ombetts yttra sig i ärendet. Om en utesluten medlem så begär ska uteslutningen prövas av årsmötet varvid den uteslutna medlemmen har yttranderätt. Årsmötet och endast årsmötet har möjlighet att häva uteslutning.

§ 7.3 Utesluten medlem fråntas samtliga förtroendeuppdrag inom föreningen med omedelbar verkan.

§ 7.4 Utesluten medlem kan endast erhålla nytt medlemskap om föreningsstyrelsen godkänner detta.

Kapitel 8 - Upplösning

§ 8.1 Beslut om upplösning av föreningen kan endast fattas med två på varandra följande årsmöten med minst två tredjedelars majoritet vid båda tillfällena.

§ 8.2 Om föreningen under 2 års tid inte bedrivit någon verksamhet, inte hållit något årsmöte, eller haft några registrerade medlemmar, så upplöses föreningen automatiskt.

§ 8.2 Vid upplösning av föreningen skall dess tillgångar tillfalla Astronomisk Ungdom (org.nr. 802467-7182).

Så behandlas dina personuppgifter

Hantering av dina personuppgifter inom Astronomisk Ungdom, Astronomisk Ungdoms Elevförbund och Space Students Sweden

När du blir medlem godkänner du att:
* Vi får spara dina personuppgifter i minst sju år.
* Revisorer får granska dina personuppgifter.

Om du anger att du önskar ta emot tidningen Populär Astronomi godkänner du att:
* Dina personuppgifter behandlas av det personuppgiftsbiträde som ansvarar för utskick och prenumerationer av tidskriften Populär Astronomi.

Om du blir medlem i en studentförening godkänner du att:
* Kåren vid ditt lärosäte granskar dina personuppgifter i syfte att kontrollera att du är studerande vid lärosätet.

Du har rätt att:
* Slippa få dina personuppgifter utlämnade till andra utan ditt godkännande.
* Få ut en utskrift med all information som vi sparat om dig.
* Få dina uppgifter rättade om de är fel.
* Få uppgifter om dig raderade om uppgifterna inte längre är nödvändiga.

Det görs genom att skicka e-post till kansli@astronomiskungdom.se eller ringa 070 - 000 90 56 och berätta vad du vill.

Astronomisk Ungdom, Astronomisk Ungdoms Elevförbund och Space Students Sweden använder dina personuppgifter till att:
* Söka bidrag från MUCF och regioner baserat på antal medlemmar och föreningar.
* Göra ringkontroller för att veta att medlemmarna är med i föreningen.
* Låta revisorer slumpa fram ett antal föreningar och kontrollera att personuppgifterna stämmer.
* Ta fram relevant statistik.
* Kunna skicka ut information och be om svar på enkäter.
* Arkivera matriklar för framtida forskning.

Din förening ansvarar för att:
* Aldrig lämna ut dina personuppgifter till tredje part utan att du har godkänt det.
* Vara försiktiga så att ingen utanför föreningen kan ta del av dina personuppgifter.

Har ni frågor om Dataskyddet för dina uppgifter kontakta kansliet via e-post kansli@au.se eller telefon 070 - 000 90 56.

Vi använder Stripe för kortbetalningar. Om du väljer att betala en avgift med kort kommer Stripe att samla in identifierande information om den enhet du använder. Stripe använder denna information för att driva och förbättra de tjänster de tillhandahåller oss, inklusive för att upptäcka bedrägerier. Du kan läsa mer om Stripe och deras integritetspolicy här