Stadgar för POLARIS

Antagna vid det konstituerande årsmötet 2024-08-27 i Stockholm med ändringar gjorda vid ordinarie årsmötet 2025-06-10.

1 Syfte och verksamhet

§ 1.1 Föreningens syfte är att främja intresset för astronomi samt relaterad biologi, fysik, kemi, matematik och programmering hos unga på P A Fogelströms gymnasium.

§ 1.2 Föreningen är en medlemsförening till förbundet Astronomisk Ungdom (org.nr. 802467-7182).

§ 1.3 Föreningen är en partipolitiskt och religiöst obunden ideell organisation.

§ 1.4 Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår löper från 1 januari till 31 december.


2 Medlemmar

§ 2.1 Medlemskap ingås i föreningen genom skriftlig anmälan till styrelsen.

§ 2.2 Föreningen skall föra register över sina medlemmar.

§ 2.3 Medlemskap gäller under det kalenderår som medlemskapet tecknas.

§ 2.4 För att behålla medlemskap över ett årsskifte behöver det aktivt förnyas.


3 Årsmöte

§ 3.1 Årsmötet är föreningens högst beslutande organ.

§ 3.2 Årsmöte skall hållas varje år.

§ 3.3 Vid årsmötet har alla medlemmar, styrelsen och revisorer rätt att närvara, yttra sig och lägga yrkanden.

§ 3.4 Varje medlem har en och endast en röst.

§ 3.5 Årsmötet är beslutsmässigt om skriftlig eller elektronisk kallelse har avsänts till samtliga medlemmar senast två veckor före årsmötet.

§ 3.6 Årsmötet ska behandla minst följande ärenden:
• Val av mötesordförande
• Val av mötessekreterare
• Val av protokolljusterare
• Beslut om mötets giltighet
• Fastställande av dagordning
• Verksamhetsberättelse för föregående verksamhetsår
• Ekonomisk berättelse för föregående räkenskapsår
• Revisionsberättelse för föregående räkenskapsår
• Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen avseende föregående verksamhetsår
• Inkomna motioner
• Val av föreningsordförande
• Fastställande av styrelsens storlek
• Val av övriga styrelseledamöter
• Val av revisor
• Övriga frågor

§ 3.7 Inför årsmötet har samtliga medlemmar rätt att lämna motioner. Motioner skall vara styrelsen tillhanda senast en vecka före årsmötet.

§ 3.8 Beslut i Övriga frågor tas med minst två tredjedelars majoritet.

§ 3.9 Både föreningsstyrelsen och revisorn har rätt att begära ett extrainsatt årsmöte.


4 Styrelse

§ 4.1 Styrelsens sätesort är Stockholm.

§ 4.2 Styrelsen skall bestå av minst tre personer, inklusive föreningsordföranden.

§ 4.3 Styrelsen skall inom sig utse en kassör och en sekreterare, samt övriga poster om den så önskar. Föreningsordföranden väljs av årsmötet.

§ 4.4 Styrelsen är beslutsmässig om samtliga ledamöter är kallade och minst hälften är närvarande.

§ 4.5 Styrelsens beslut gäller den mening som minst hälften av de närvarande styrelseledamöterna stödjer. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.

§ 4.6 Styrelsen skall inom sig utse en eller flera firmatecknare.


5 Revisorer

§ 5.1 Årsmötet skall utse en revisor. Revisorn får inte sitta i styrelsen, inte ha suttit i styrelsen under den föregående mandatperioden, samt ska även i övrigt vara oberoende i relation till styrelsen.

§ 5.2 Årsmötet kan, om det så önskar, välja en revisorssuppleant. Suppleantens uppgift är att träda in i stället för den ordinarie revisorn om den av någon anledning inte kan fullfölja sitt uppdrag.

§ 5.3 Revisionen skall utföras i enlighet med god revisionssed.


6 Valberedning

§ 6.1 Årsmötet kan, om det så önskar, välja en valberedning. Valberedarna får inte sitta i styrelsen eller vara revisorer.

§ 6.2 Valberedningens uppgift är att ge förslag till beslut i personvalen inför nästkommande årsmöte.

§ 6.3 Om ingen valberedning väljs, ansvarar styrelsen för valberedningens uppgifter.


7 Stadgeändring

§ 7.1 För ändring av dessa stadgar krävs beslut vid årsmöte med minst två tredjedelars majoritet.

§ 7.2 Stadgeändring kan endast ske i de ärenden som uttryckligen angivits i kallelsen eller i de ärenden som enig stämma beslutar upptaga.

§ 7.3 För att ändra stadgar i sektionerna § 7 Stadgeändring, eller § 9 Upplösning, krävs att beslutet tas på två varandra följande årsmöten.


8 Utträde & uteslutning

§ 8.1 Medlem som önskar att utträda ur föreningen kan göra detta genom skriftlig anmälan till styrelsen.

§ 8.2 Medlemmar som bryter mot föreningens stadgar, skadar dess anseende eller motarbetar dess syfte, kan uteslutas av föreningsstyrelsen med omedelbar verkan. Den uteslutne fråntas därmed medlemskap och eventuella förtroendeuppdrag inom föreningen.

§ 8.3 Uteslutningen skall bekräftas av årsmötet, varvid den uteslutne har yttranderätt.

§ 8.4 Utesluten medlem kan endast erhålla nytt medlemskap om föreningsstyrelsen godkänner detta.


9 Upplösning

§ 9.1 Beslut om upplösning av föreningen kan endast fattas med två på varandra följande årsmöten med minst två tredjedelars majoritet vid båda tillfällena.

§ 9.2 Om föreningen under 2 års tid inte bedrivit någon verksamhet, inte hållit något årsmöte och inte haft några registrerade medlemmar, så upplöses föreningen automatiskt.

§ 9.3 Vid upplösning av föreningen skall dess tillgångar tillfalla Astronomisk Ungdom.

Så behandlas dina personuppgifter

Hantering av dina personuppgifter inom Astronomisk Ungdom, Astronomisk Ungdoms Elevförbund och Space Students Sweden

När du blir medlem godkänner du att:
* Vi får spara dina personuppgifter i minst sju år.
* Revisorer får granska dina personuppgifter.

Om du anger att du önskar ta emot tidningen Populär Astronomi godkänner du att:
* Dina personuppgifter behandlas av det personuppgiftsbiträde som ansvarar för utskick och prenumerationer av tidskriften Populär Astronomi.

Om du blir medlem i en studentförening godkänner du att:
* Kåren vid ditt lärosäte granskar dina personuppgifter i syfte att kontrollera att du är studerande vid lärosätet.

Du har rätt att:
* Slippa få dina personuppgifter utlämnade till andra utan ditt godkännande.
* Få ut en utskrift med all information som vi sparat om dig.
* Få dina uppgifter rättade om de är fel.
* Få uppgifter om dig raderade om uppgifterna inte längre är nödvändiga.

Det görs genom att skicka e-post till kansli@astronomiskungdom.se eller ringa 070 - 000 90 56 och berätta vad du vill.

Astronomisk Ungdom, Astronomisk Ungdoms Elevförbund och Space Students Sweden använder dina personuppgifter till att:
* Söka bidrag från MUCF och regioner baserat på antal medlemmar och föreningar.
* Göra ringkontroller för att veta att medlemmarna är med i föreningen.
* Låta revisorer slumpa fram ett antal föreningar och kontrollera att personuppgifterna stämmer.
* Ta fram relevant statistik.
* Kunna skicka ut information och be om svar på enkäter.
* Arkivera matriklar för framtida forskning.

Din förening ansvarar för att:
* Aldrig lämna ut dina personuppgifter till tredje part utan att du har godkänt det.
* Vara försiktiga så att ingen utanför föreningen kan ta del av dina personuppgifter.

Har ni frågor om Dataskyddet för dina uppgifter kontakta kansliet via e-post kansli@au.se eller telefon 070 - 000 90 56.

Vi använder Stripe för kortbetalningar. Om du väljer att betala en avgift med kort kommer Stripe att samla in identifierande information om den enhet du använder. Stripe använder denna information för att driva och förbättra de tjänster de tillhandahåller oss, inklusive för att upptäcka bedrägerier. Du kan läsa mer om Stripe och deras integritetspolicy här