Föreningens stadgar
Stadgar för UFOS vid Luleå tekniska universitet
Organisationsnummer: 802542-5243
Grundad 2023
Förord
Dessa stadgar beskriver hur UFOS skall fungera. För att lätt kunna följa alla ändringar så har vi från och med 2023-01-19 infört ett versionssystem. Det är uppbyggt enligt följande: Version x.y.z
där:
x
första siffran är: Första utgåvan
y
andra siffran uppdateras vid ändringar som innebär att stora delar av innehållet förändras. T.ex. om en post skulle försvinna, men de andra finns kvar.
z
tredje siffran ökas med ett när små förändringar genomförs, som omformuleringar eller om det tillkommer något till någon post eller styrelsen i allmänhet.
Version
Datum
Beskrivning
1.0.0
2023/01/19
Första utgåvan av Reglementet
1.0.1
2023/01/30
Stadgarna röstades igenom inom föreningen
1.0.2
2023/02/23
Första årsmötet finner medlemmarna stadgarna godtyckliga med förslag på förtydligande
1. Allmänna Bestämmelser
1.1 SYFTE
Syftet med föreningen är att bedriva ideell verksamhet och låta alla studenter vid LTU få möjligheten att utöva intressen inom astronomi och stjärnskådning. Föreningen kommer anordna och marknadsföra event i detta syfte.
1.2 SAMMANFATTNING
Föreningen består av personer som anses aktiva medlemmar och besvarat den årliga aktivitetsenkäten.
1.3 BESLUTANDE ORGAN
Föreningens beslutande organ består i given ordning av årsmöte, medlemsmöte samt styrelsen.
1.4 FIRMATECKNING
Föreningen firmatecknas av styrelsen eller av två styrelseledamöter utsedda av styrelsen.
1.5 OBUNDENHET
U.F.O.S är helt religiöst och partipolitiskt obundet.
1.6 VERKSAMHET OCH RÄKENSKAPSÅR
Förening UFOS utför sin verksamhet på LTU Luleå. Räkenskapsåret startar den 1:a Februari och avslutas den 31:a Januari.
1.7 TOLKNING AV STADGAR
Uppstår debatt kring tolkning av stadgarna i denna dokumentation, eller om det uppkommer ett fall med oförutsedda konsekvenser, hänskjuts frågan till nästkommande årsmöte, i brådskande fall medlemsmöte. Kritiska fall kan ett ex-medlemsmöte kallas med (2 veckors) för notis.
1.8 STADGEÄNDRING
För ändring av dessa stadgar krävs beslutet genomröstas på två varandra följande möten med minst 14 dagars (2 veckors) mellanrum. Minst 30% av föreningens medlemmar ska finnas närvarande på plats eller digitalt samt 2/3 av närvarande röstberättigade ska rösta för beslutet.
1.9 UPPLÖSNING AV FÖRENING
För upplösning av föreningen ska beslutet genomröstas på två varandra följande möten med minst 14 dagars (2 veckors) mellanrum. Minst 75% av föreningens medlemmar ska finnas närvarande på plats eller digitalt samt 2/3 av röstberättigade ska rösta för beslutet. Utifall att föreningen inte har någon verksamhet på 2 år får revisorn rättigheten att upplösa föreningen. Vid upplösning ska föreningens funktionella tillgångar som teleskop eller liknande instrument förvaltas av Rymdteknikprogrammet vid LTU alternativt Datasektionen ifall programmet avslutats. Diverse studentikosa tillgångar som märken, föreningskläder, grill eller liknande sociala redskap ska vid upplösning övertas av huvudföreningen SLURP.
1.10 EVENT-REGLER
Alkohol vid event kommer inte tolereras om inget annat specificeras. Styrelse eller andra organisatörer har rätten att avvisa deltagare som upplevs onyktra vid evenemang utan alkohol. All utrustning ska behandlas med vördnad, om inget annat specificeras. Endast föreningens medlemmar får delta vid föreningens event om inget annat specificeras, medlemmar får dock ta med en +1. +1 faller under samma skyldigheter och rättigheter under evenemang som medlemmar.
2. Föreningens Medlemmar
2.1 MEDLEMSKAP
Föreningen är öppen för samtliga studenter vid LTU. Medlem skall följa föreningens stadgar och föreskrifter. Beslut av medlemskap fattas av styrelsen eller av den som styrelsen delegerat beslutanderätten till. Medlemskap är giltigt tills vidare men kan avslutas i enlighet med aktivitetsenkäten.
2.1.1 Aktivitetsenkät
Föreningen kommer i början av varje verksamhetsår skicka ut en aktivitetsenkät till samtliga medlemmar via mail, enkäten kommer även publiceras i föreningens Discordserver. I enkäten får alla medlemmar svara om de vill förbli en del av föreningen eller lämna föreningen. Vid uteblivet svar innan den 1:a Mars anses det att medlemmen i fråga tackat nej och utesluts då direkt ur föreningen. Detta är i syfte av att lätt kunna hantera medlemslistan. Medlemmar som inte besvarat enkäten i tid kan kontakta styrelsen för att återuppta sitt medlemskap i föreningen.
2.2 MEDLEMMARS RÄTTIGHETER OCH SKYLDIGHETER
Medlem
har rätt att delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna
har rätt till information om föreningens angelägenheter
skall följa föreningens stadgar samt beslut som fattas av föreningsorgan
har inte rätt till del av föreningens behållning eller egendom vid upplösning av föreningen
skall betala medlemsavgift samt eventuellt övriga avgifter som beslutats av föreningen (medlemsavgift är på 0 kr)
har rätt till att avstå betalning av avgifter avsedda till utnyttjande eller förtryckt ändamål
har klagomålsrätt då denne upplever sig kränkt, diskriminerad mot eller på annat sätt orättvist behandlad
godkänner genom sitt medlemskap att föreningen får behandla personuppgifter i syfte att bedriva ändamålsenlig verksamhet i enlighet med vid var tid gällande föreningsstadgar och i enlighet med eventuella övriga villkor för behandling av personuppgifter som beslutats av föreningen
är skyldig till att ersätta eventuell skada avsiktligt utverkad skada på utrustning
är skyldig till att behandla all utrustning med vördnad
har rätt till en +1 (person utanför föreningen) på evenemang om inget annat specificerats i förväg
Styrelse har rätt att neka medlemmars deltagande vid betalda evenemang där medlemmen inte betalat avgiften.
2.3 UTTRÄDE
Medlemmar som vill utträda ur föreningen ska skriftligt anmäla detta till någon person i dåvarande styrelse, utträdande medlem anses då direkt ha lämnat föreningen på eget bevåg. Om aktivitetsenkäten som skickas till samtliga medlemmar i början av föreningens räkenskapsår besvaras med att individen vill lämna föreningen eller att enkäten inte besvarats innan den 1:a Mars anses personen i fråga direkt ha lämnat föreningen.
2.4 UTESLUTNING
Medlemmar utesluts endast ur föreningen om individen inte besvarat aktivitets enkäten, motarbetat föreningens verksamhet, ändamål eller syfte, skadat föreningens intresse eller begått allvarliga fall av direkt mobbning, diskriminering, sexuella övergrepp eller annan kränkande behandling (inom eller utanför föreningen). Beslutet om uteslutning eller varning får inte fattas utan att medlemmen i fråga inom 14 dagar har fått möjlighet att yttra sig över omständigheterna. I beslutet skall skälen härför redovisas samt anges vad medlemmen skall iaktta för överklagande. Beslutet skall inom tre dagar från dagen för beslutet skriftligen meddelas den berörda.
2.5 UTESLUTNING AV SAMMANSTÄLLD STYRELSE
Om föreningens medlemmar vill utesluta nuvarande styrelse ska detta tas upp till Programansvarig vid Rymdteknikprogrammet som i sin tur kallar in till ett extra årsmöte för att avgöra lämplig lösning. Beslutas att nuvarande styrelse motarbetat föreningens verksamhet eller uppenbarligen skadata föreningen genom mobbning, diskriminering, sexuella övergrepp samt kränkande behandling har utbildningsledaren (UL-P) för programmet rymdteknik utslagsrösten.
3. Årsmöte, Extra möte och Medlemsmöte
3.1 DATUM FÖR ÅRSMÖTE
Årsmötet, vilket är föreningens högsta beslutande organ, hålls före utgången av februari på den tid och plats som styrelsen bestämmer. Kallelse till årsmötet och förslag till föredragningslistan ska av styrelsen senast två veckor före mötet skickats ut till samtliga medlemmar via mail samt föreningens Discord server. Vid förslag till stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning med föreningen och en annan förening alternativt annan viktig fråga med stor betydelse för föreningen och dess medlemmar ska detta anges i kallelsen. Verksamhets- och förvaltningsberättelser, revisorernas berättelser, verksamhetsplan med budget samt styrelsens förslag och inkomna motioner ska finnas tillgängliga för medlemmarna tre dagar före årsmötets sammanträdande.
3.2 DATUM FÖR MEDLEMSMÖTE
Sker två gånger varje verksamhetsår. Första mötet sker runt två veckor efter höstterminens nolleperiod för att kunna introducera nya medlemmar omgående. Kallelsen skickas här ut 14 dagar innan samt igen 7 dagar innan för att kunna få med en stor nya studenter vid universitetet.
Det andra medlemsmötet sker innan slutet av läsåret senast två veckor innan sista tentaperioden för att avrunda föreningens verksamhet innan sommaren. Kallelsen skickas ut två veckor innan mötet tar plats.
3.3 FÖRSLAG TILL MOTIONER
Såväl medlem och styrelse ska lämna förslag de vill behandla på årsmötet senast 3 dagar innan sammankallning. Möjligheten för medlemmar att lämna förslag ska finnas med i kallelsen. Förslag av medlemmar förmedlas direkt till styrelsen som i sin tur tar upp yttrandet under mötet.
3.4 RÖSTRÄTT SAMT YTTRANDE- OCH FÖRSLAGSRÄTT
Medlem ska ha svarat på aktivitetsenkäten (7) dagar innan årsmöte för att inneha rösträtt vid sammanhållningen. Närvarande medlem som missat kontrollen blir ej röstberättigad. Rösträtten är personlig och får inte utövas genom ombud. Medlem som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på mötet.
3.5 BESLUTSFRIHET
Mötet är beslutsmässigt när antalet röstberättigade medlemmar som närvarar uppnå 30% av föreningen avrundat nedåt. Styrelsen inte inkluderat.
3.6 VALBARHET
Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av föreningen eller programansvarig. Anställd i föreningen får dock inte väljas till ledamot av styrelsen, valberedningen eller till revisor i föreningen. Styrelse måste bestå av båda könen om så möjligt.
3.7 ÄRENDE VID MEDLEMSMÖTE
Vid medlemsmöte skall följande behandlas och protokollföras:
Fastställande av röstlängd för mötet (vem som har rösträtt).
Val av ordförande och sekreterare för mötet.
Val av protokolljusterare och rösträknare.
Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.
Fastställande av dagordning
Behandling av styrelsens förslag (propositioner) och inkomna förslag från medlemmarna (motioner)
Eventuellt övriga frågor som anmälts under punkt 5. Beslut i fråga av större ekonomisk eller annan avgörande betydelse för föreningen eller medlemmarna får inte fattas om den inte varit med i kallelsen till mötet.
3.8 ÄRENDE VID ÅRSMÖTE
Vid årsmöte skall följande behandlas och protokollföras:
a) Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret.
b) Styrelsens förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning) för det senaste räkenskapsåret.
Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets-/räkenskapsåret.
Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser.
Fastställande av medlemsavgifter.
Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande verksamhets-/räkenskapsåret.
Val av
föreningens ordförande för (1) mandat
föreningens vice-ordförande för (1) mandat
föreningens kassör för (1) mandat
föreningens sekreterare för (1) mandat
föreningens ledamot för (1) mandat
Behandling av i rättan tid inkomna förslag från föreningens medlemmar.
I övrigt gäller samma protokoll som vid medlemsmöte (3.6 §). Inget utöver det som finns i kallelsen får tas upp och beslutas på årsmötet.
3.9 EXTRA-MÖTE OCH DESS GILTIGHET SAMT HUR DET KAN TILLKOMMA
Styrelsen kan vid behov tillkalla samtliga medlemmar till extra årsmöte. Utöver detta är styrelsen även skyldiga att tillkalla extra årsmöte om revisor eller minst 20% av föreningens röstberättigade medlemmar begär detta. Detta ska framställas skriftligt samt innehålla skälen för extra-mötet. När styrelsen tagit emot begäran ska de inom 14 dagar utlysa att mötet ska äga rum inom två månader från erhållen begäran. Kallelse samt förslag till föredragningslista för extra-mötet ska skickas ut till samtliga röstberättigade medlemmar via mail samt postas i Discordkanalen senast sju dagar före mötets sammankomst. Observera, vid extra årsmöte får endast det som föranlett mötet tas upp till behandling. Vid beslutsomröstning gäller stadgar 3.4 § samt 3.5 §.
4. Föreningsstruktur
4.1 VALBEREDNING
Valberedningen består av tre ledamöter varav en är sammankallande, samtliga ledamöter blir tillvalda vid årsmötet. Valberedningen sammanträder när ordförande eller minst halva antalet av styrelsens ledamöter beslutat detta. Valberedningen ska senast 1 vecka före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid mötets slut samt om de vill kandidera för nästa mandattid. Senast två dagar före årsmötet ska valberedningen meddela röstberättigade medlemmar om sina förslag.
4.2 REVISORER
Revisorerna har rätten att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll samt övriga handlingar. Revisorn ska inte ingå regelbundet på styrelsemöten. Revisorerna ska vara oberoende av dem som de granskar. Föreningens räkenskaper ska vara revisorerna tillhanda senast en månad före årsmötet. Revisorerna ska granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 7 dagar före årsmötet.
5. Styrelsen
5.1 SAMMANFATTNING
Styrelsen består av ordförande samt fyra övriga ledamöter. 3 av dessa poster finns för vice, kassör samt sekreterare. Den öppna ledamoten finns till som medlemsrepresentant. Alla poster väljs primärt in vid årsmöte alternativt medlemsmöte och i sista fall extramöte om en roll inte kan fullfölja hela mandatet. Styrelsen får tills vidare utse en adjungerad person för att fylla den tomma posten tills en ny ledamot blivit utsedd vid nämnd sammankallning.
5.2 STYRELSENS ÅLIGGANDE
När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall enligt stadgarna svara för att föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen. Det åligger styrelsen särskilt att
tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas
verkställa av årsmötet fattade beslut
planera, leda och fördela arbetet inom föreningen
ansvara för och förvalta föreningens medel
tillställa revisorn räkenskaper mm enligt 4.2
förbereda årsmöte
5.3 KALLELSE, BESLUTMÄSSIGHET OCH OMRÖSTNING
Styrelsen sammanträder efter kallelse av ordföranden eller om minst 3/4 av ledamöterna begär detta. Styrelsen är beslutsmässig när minst 3/4 av dessa ledamöter finns närvarande (detta inkluderar ej ordförande).För att ett beslut ska vara giltigt krävs majoritet i omröstningen. I händelse av att omröstning i ett beslut slutar i lika röstetal eskaleras frågan till nästkommande medlemsmöte alternativt extramöte. Röstning får ej ske genom ombud, ordförande kan besluta att ärenden ska avgöras genom skriftlig omröstning eller via telefonsammanträde om ett möte inte passar i tiden. Om protokoll inte upprättas vid detta sammanträde ska besluten anmälas och dokumenteras vid nästkommande sammanträde. Protokoll ska annars föras vid samtliga sammanträden. Protokoll ska även justeras av möterordföranden och av under mötet utsedd protokolljusterare.
5.4 ÖVERLÅTELSE AV BESLUTANDERÄTTEN
Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i ärenden eller i vissa grupper av ärenden till SLURP, Sektion eller annat organ eller till enskild medlem eller anställd. Den som fattat beslut med stöd av bemyndigande skall fortlöpande underrätta styrelsen härom.
Stadgarnas giltighet
Från och med 2023-01-30.
Medlemmarna finner stadgarna behöriga.
