Föreningens stadgar
Stadgar för UFOS vid Luleå tekniska universitet
Organisationsnummer: 802542-5243
Grundad 2023
Förord
Dessa stadgar beskriver hur UFOS skall fungera. För att lätt kunna följa alla
ändringar så har vi från och med 2023-01-19 infört ett versionssystem. Det är
uppbyggt enligt följande: Version x.y.z
där:
x
● första siffran är: Första utgåvan
y
● andra siffran uppdateras vid ändringar som innebär att stora delar
av innehållet förändras. T.ex. om en post skulle försvinna, men
de andra finns kvar.
z
● tredje siffran ökas med ett när små förändringar genomförs, som
omformuleringar eller om det tillkommer något till någon post
eller styrelsen i allmänhet.
Version Datum Beskrivning
1.0.0
2023/01/19
Första utgåvan av Reglementet
1.0.1
2023/01/30
Stadgarna röstades igenom inom föreningen
1.0.2
2023/02/23
Första årsmötet finner medlemmarna stadgarna godtyckliga med förslag på
förtydligande
1. Allmänna Bestämmelser
1.1 Syfte
Syftet med föreningen är att bedriva ideell verksamhet och låta alla studenter vid LTU få
möjligheten att utöva intressen inom astronomi och stjärnskådning. Föreningen kommer
anordna och marknadsföra event i detta syfte.
1.2 Sammanfattning
Föreningen består av personer som är medlemmar via astronomisk ungdom.
1.3 Beslutande organ
Föreningens beslutande organ består i given ordning av årsmöte, medlemsmöte
samt styrelsen.
1.4 Firmateckning
Föreningen firmatecknas av styrelsen eller av två styrelseledamöter utsedda av styrelsen.
1.5 OBUNDENHET
U.F.O.S är religiöst och partipolitiskt obundet.
1.6 VERKSAMHET OCH RÄKENSKAPSÅR
Förening UFOS utför sin verksamhet på LTU Luleå & Kiruna. Räkenskapsåret
startar den 1:a Februari och avslutas den 31:a Januari.
1.7 TOLKNING AV STADGAR
Uppstår debatt kring tolkning av stadgarna i denna dokumentation, eller om det
uppkommer ett fall med oförutsedda konsekvenser, hänskjuts frågan till
nästkommande årsmöte, i brådskande fall medlemsmöte. Kritiska fall kan ett
ex-medlemsmöte kallas med (2 veckors) för notis.
1.8 STADGEÄNDRING
För ändring av dessa stadgar krävs beslutet genomröstas på två varandra följande
möten med minst 14 dagars (2 veckors) mellanrum. Minst 30% av föreningens
medlemmar ska finnas närvarande på plats eller digitalt samt 2/3 av närvarande
röstberättigade ska rösta för beslutet.
1.9 UPPLÖSNING AV FÖRENING
För upplösning av föreningen ska beslutet genomröstas på två varandra följande
möten med minst 14 dagars (2 veckors) mellanrum. Minst 75% av föreningens
medlemmar ska finnas närvarande på plats eller digitalt samt 2/3 av
röstberättigade ska rösta för beslutet. Utifall att föreningen inte har någon
verksamhet på 2 år får revisorn rättigheten att upplösa föreningen. Vid
upplösning ska föreningens funktionella tillgångar som teleskop eller liknande
instrument förvaltas av Rymdteknikprogrammet vid LTU alternativt
Teknologkåren ifall programmet avslutats. Diverse studentikosa tillgångar som
märken, föreningskläder, grill eller liknande sociala redskap ska vid upplösning
övertas av Teknologkåren.
1.10 EVENT-REGLER
Alkohol vid event kommer inte tolereras om inget annat specificeras. Styrelse eller
andra organisatörer har rätten att avvisa deltagare som upplevs onyktra vid
evenemang utan alkohol. All utrustning ska behandlas med vördnad, om inget
annat specificeras.
2. Föreningens Medlemmar
2.1 MEDLEMSKAP
Föreningen är öppen för samtliga studenter vid LTU. Medlem skall följa
föreningens stadgar och föreskrifter. Beslut av medlemskap fattas av styrelsen
eller av den som styrelsen delegerat beslutanderätten till.
2.1.1 Ebas, AU medlemssystem
Föreningen använder sig av medlemssystemet Ebas hädanefter benämnt Ebas.
Medlem måste årligen förnya sitt medlemskap via Ebas.
2.2 MEDLEMMARS RÄTTIGHETER OCH SKYLDIGHETER
Medlem
- har rätt att delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna
- har rätt till information om föreningens angelägenheter
- skall följa föreningens stadgar samt beslut som fattas av föreningsorgan
- har inte rätt till del av föreningens behållning eller egendom vid
upplösning av föreningen
- skall betala medlemsavgift samt eventuellt övriga avgifter som beslutats av
föreningen (medlemsavgift är på 0 kr)
- har rätt till att avstå betalning av avgifter avsedda till utnyttjande eller
förtryckt ändamål
- har klagomålsrätt då denne upplever sig kränkt, diskriminerad mot eller på
annat sätt orättvist behandlad
- godkänner genom sitt medlemskap att föreningen får behandla
personuppgifter i syfte att bedriva ändamålsenlig verksamhet i enlighet
med vid var tid gällande föreningsstadgar och i enlighet med eventuella
övriga villkor för behandling av personuppgifter som beslutats av
föreningen
- är skyldig till att ersätta eventuell skada avsiktligt utverkad skada på
utrustning
- är skyldig till att behandla all utrustning med vördnad
● Styrelse har rätt att neka medlemmars deltagande vid betalda evenemang där
medlemmen inte betalat avgiften.
2.3 UTTRÄDE
Medlemmar som vill utträda ur föreningen ska skriftligt anmäla detta till någon
person i dåvarande styrelse, utträdande medlem anses då direkt ha lämnat
föreningen på eget bevåg.
2.4 UTESLUTNING
Medlemmar utesluts endast ur föreningen om individen motarbetat föreningens
verksamhet, ändamål eller syfte, skadat föreningens intresse eller begått allvarliga
fall av direkt mobbning, diskriminering, sexuella övergrepp eller annan kränkande
behandling (inom eller utanför föreningen). Beslutet om uteslutning eller varning
får inte fattas utan att medlemmen i fråga inom 14 dagar har fått möjlighet att
yttra sig över omständigheterna. I beslutet skall skälen härför redovisas samt
anges vad medlemmen skall iaktta för överklagande. Beslutet skall inom tre dagar
från dagen för beslutet skriftligen meddelas den berörda.
2.5 UTESLUTNING AV SAMMANSTÄLLD STYRELSE
Om föreningens medlemmar vill utesluta nuvarande styrelse ska detta tas upp till
Programansvarig vid Rymdteknikprogrammet som i sin tur kallar in till ett extra
årsmöte för att avgöra lämplig lösning. Beslutas att nuvarande styrelse motarbetat
föreningens verksamhet eller uppenbarligen skadat föreningen genom mobbning,
diskriminering, sexuella övergrepp samt kränkande behandling har
utbildningsledaren (UL-P) för programmet rymdteknik utslagsrösten.
3. Årsmöte, Extra möte och Medlemsmöte
3.1 DATUM FÖR ÅRSMÖTE
Årsmötet, vilket är föreningens högsta beslutande organ, hålls före utgången av
februari på den tid och plats som styrelsen bestämmer. Kallelse till årsmötet och
förslag till föredragningslistan ska av styrelsen senast två veckor före mötet
skickats ut till samtliga medlemmar. Vid förslag till stadgeändring, nedläggning
eller sammanslagning med föreningen och en annan förening alternativt annan
viktig fråga med stor betydelse för föreningen och dess medlemmar ska detta
anges i kallelsen. Verksamhets- och förvaltningsberättelser, revisorernas
berättelser, verksamhetsplan med budget samt styrelsens förslag och inkomna
motioner ska finnas tillgängliga för medlemmarna tre dagar före årsmötets
sammanträdande.
3.2 DATUM FÖR MEDLEMSMÖTE
Sker två gånger varje verksamhetsår. Första mötet sker efter höstterminens
nolleperiod för att kunna introducera nya medlemmar omgående. Kallelsen
skickas här ut 14 dagar innan samt igen 7 dagar innan med dagordning.
Det andra medlemsmötet sker innan slutet av läsåret senast två veckor innan sista
tentaperioden för att avrunda föreningens verksamhet innan sommaren. Kallelsen
skickas ut två veckor innan mötet tar plats.
3.3 FÖRSLAG TILL MOTIONER
Såväl medlem och styrelse ska lämna förslag de vill behandla på årsmötet senast 3
dagar innan sammankallning. Möjligheten för medlemmar att lämna förslag ska
finnas med i kallelsen. Förslag av medlemmar förmedlas direkt till styrelsen som i
sin tur tar upp yttrandet under mötet.
3.4 RÖSTRÄTT SAMT YTTRANDE- OCH FÖRSLAGSRÄTT
Medlem ska ha Teknologkårmedlemskap för att inneha rösträtt vid
sammanhållningen. Närvarande medlem som missat kontrollen blir ej
röstberättigad. Rösträtten är personlig och får inte utövas genom ombud. Medlem
som inte har rösträtt har yttrande-, förslags- och närvarorätt på mötet.
3.5 BESLUTSFRIHET
Mötet är beslutsmässigt när antalet röstberättigade medlemmar som närvarar
uppnå 30% av föreningen avrundat nedåt. Styrelsen inte inkluderat.
3.6 VALBARHET
Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av föreningen
eller programansvarig. Anställd i föreningen får dock inte väljas till ledamot av
styrelsen, valberedningen eller till revisor i föreningen.
3.7 ÄRENDE VID MEDLEMSMÖTE
Vid medlemsmöte skall följande behandlas och protokollföras:
● Fastställande av röstlängd för mötet (vem som har rösträtt).
● Val av ordförande och sekreterare för mötet.
● Val av protokolljusterare tillika rösträknare.
● Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.
● Fastställande av dagordning
● Behandling av styrelsens förslag (propositioner) och inkomna förslag från
medlemmarna (motioner)
● Eventuellt övriga frågor som anmälts under punkt 5. Beslut i fråga av
större ekonomisk eller annan avgörande betydelse för föreningen eller
medlemmarna får inte fattas om den inte varit med i kallelsen till mötet.
3.8 ÄRENDE VID ÅRSMÖTE
Vid årsmöte skall följande behandlas och protokollföras:
● a) Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret.
b) Styrelsens förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning) för det senaste
räkenskapsåret.
● Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste
verksamhets-/räkenskapsåret.
● Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser.
● Fastställande av medlemsavgifter.
● Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det
kommande verksamhets-/räkenskapsåret.
● Val av
- föreningens ordförande för (1) mandat
- föreningens vice-ordförande för (1) mandat
- föreningens kassör för (1) mandat
- föreningens sekreterare för (1) mandat
- föreningens medlemsansvarig för (1) mandat
● Behandling av i rättan tid inkomna förslag från föreningens medlemmar.
I övrigt gäller samma protokoll som vid medlemsmöte (3.6 §). Inget utöver det
som finns i kallelsen får tas upp och beslutas på årsmötet.
3.9 EXTRA-MÖTE OCH DESS GILTIGHET SAMT HUR DET
KAN TILLKOMMA
Styrelsen kan vid behov tillkalla samtliga medlemmar till extra årsmöte. Utöver
detta är styrelsen även skyldiga att tillkalla extra årsmöte om revisor eller minst
20% av föreningens röstberättigade medlemmar begär detta. Detta ska framställas
skriftligt samt innehålla skälen för extra-mötet. När styrelsen tagit emot begäran
ska de inom 14 dagar utlysa att mötet ska äga rum inom två månader från erhållen
begäran. Kallelse samt förslag till föredragningslista för extra-mötet ska skickas ut
till samtliga röstberättigade medlemma senast sju dagar före mötets
sammankomst. Observera, vid extra årsmöte får endast det som föranlett mötet
tas upp till behandling. Vid beslutsomröstning gäller stadgar 3.4 § samt 3.5 §.
4. Föreningsstruktur
4.1 VALBEREDNING
Valberedningen består av tre ledamöter varav en är sammankallande, samtliga
ledamöter blir tillvalda vid årsmötet. Valberedningen sammanträder när
ordförande eller minst halva antalet av styrelsens ledamöter beslutat detta.
Valberedningen ska senast 1 vecka före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid
utgår vid mötets slut samt om de vill kandidera för nästa mandattid. Senast två
dagar före årsmötet ska valberedningen meddela röstberättigade medlemmar om
sina förslag.
4.2 REVISORER
Revisorerna har rätten att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper,
årsmötes- och styrelseprotokoll samt övriga handlingar. Revisorn ska inte ingå
regelbundet på styrelsemöten. Revisorerna ska vara oberoende av dem som de
granskar. Föreningens räkenskaper ska vara revisorerna tillhanda senast en månad
före årsmötet. Revisorerna ska granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för
det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna
revisionsberättelse senast 7 dagar före årsmötet.
5. Styrelsen
5.1 SAMMANFATTNING
Styrelsen består av ordförande samt fyra övriga ledamöter. 3 av dessa poster finns
för vice, kassör samt sekreterare. Den öppna ledamoten finns till som
medlemsrepresentant. Alla poster väljs primärt in vid årsmöte alternativt
medlemsmöte och i sista fall extramöte om en roll inte kan fullfölja hela
mandatet. Styrelsen får tills vidare utse en adjungerad person för att fylla den
tomma posten tills en ny ledamot blivit utsedd vid nämnd sammankallning.
5.2 STYRELSENS ÅLIGGANDE
När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar
för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall enligt stadgarna svara för att
föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas
intressen. Det åligger styrelsen särskilt att
● tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas
● verkställa av årsmötet fattade beslut
● planera, leda och fördela arbetet inom föreningen
● ansvara för och förvalta föreningens medel
● tillställa revisorn räkenskaper mm enligt 4.2
● förbereda årsmöte
5.3 KALLELSE, BESLUTMÄSSIGHET OCH OMRÖSTNING
Styrelsen sammanträder efter kallelse av ordföranden eller om minst 3/4 av
ledamöterna begär detta. Styrelsen är beslutsmässig när minst 3/4 av dessa
ledamöter finns närvarande (detta inkluderar ej ordförande).För att ett beslut ska
vara giltigt krävs majoritet i omröstningen. I händelse av att omröstning i ett
beslut slutar i lika röstetal eskaleras frågan till nästkommande medlemsmöte
alternativt extramöte. Röstning får ej ske genom ombud, ordförande kan besluta
att ärenden ska avgöras genom skriftlig omröstning eller via telefonsammanträde
om ett möte inte passar i tiden. Om protokoll inte upprättas vid detta
sammanträde ska besluten anmälas och dokumenteras vid nästkommande
sammanträde. Protokoll ska annars föras vid samtliga sammanträden. Protokoll
ska även justeras av möterordföranden och av under mötet utsedd
protokolljusterare.
5.4 ÖVERLÅTELSE AV BESLUTANDERÄTTEN
Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i ärenden eller i vissa grupper av ärenden
till SLURP, Sektion eller annat organ eller till enskild medlem eller anställd. Den
som fattat beslut med stöd av bemyndigande skall fortlöpande underrätta
styrelsen härom.
Stadgarnas giltighet
Från och med 2025-09-23.
Medlemmarna finner stadgarna behöriga.
