Så behandlas dina personuppgifter

Den som arrangerar aktiviteten ansvarar för uppgifterna i anmälan. Det kan vara ett av förbunden Astronomisk Ungdom, Astronomisk Ungdoms Elevförbund och Astronomisk Ungdoms Studentförbund (Space Students Sweden), ett distrikt eller en förening; vem det är står i inbjudan. Det som står här gäller alla arrangemang i eBas, vem som än arrangerar.

Vad vi sparar och varför
Det du fyller i: namn, kontaktuppgifter, förening och skola, önskemål om resa och boende, och det du skriver i fritextrutor. Vid utlandsresor och internationella tävlingar även passuppgifter och medborgarskap, och i tävlingar dina svar och ditt resultat. Personnummer lämnas bara när en försäkring, ett resebolag, en arrangör eller ett besök på en säkerhetsklassad plats kräver det, och publiceras aldrig. Är du under 18 år anger du kontaktuppgifter till en vårdnadshavare, så att vi kan nå den vid sjukdom eller olycka. Till aktiviteter med kostnad eller övernattning är det normalt vårdnadshavaren som gör anmälan med sin egen e-postadress, och bekräftelsen går dit. Grunden är arrangörens berättigade intresse av att genomföra aktiviteten, och bokföringslagen för betalningar.

Hälsa och särskilda behov
Frågan om mat, medicin, tillgänglighet och annat du behöver är frivillig. Beskriv behovet, inte diagnosen. Fyller du i den samtycker du till att vi sparar svaret för just den här aktiviteten. Du kan delta utan att svara, men då kan vi inte anpassa aktiviteten. Bara de ledare som behöver svaret ser det, och köket får veta kostbehoven. Svaret raderas senast en månad efter aktiviteten.

Bilder
Arrangören kan fotografera och publicera bilder från aktiviteten, till exempel på hemsidan, i sociala medier och i verksamhetsberättelsen, utan att fråga först. Vill du inte vara med kryssar du i det i anmälan, eller säger till en ledare eller arrangören när som helst; vi frågar inte varför. Namn sätts på en bild bara om du godkänt det. På aktiviteter för barn under 13 år publiceras bilder där barnet går att känna igen bara om vårdnadshavaren svarat ja i anmälan.

Vilka som får uppgifterna
Aktivitetens ledare. Boende, resebolag, kök, försäkringsbolag och arrangörer av internationella tävlingar får det de behöver och svarar själva för det. Vid resor utanför EU kan passuppgifterna behöva lämnas till mottagare i länder utan EU:s skyddsnivå, eftersom resan annars inte går att genomföra. I tävlingar publiceras finalister och pristagare med namn, kvalresultat inte. Arrangören av en internationell tävling publicerar lag, resultat och bilder enligt sina egna regler.

Hur länge
Övriga anmälningsuppgifter, inklusive pass, medborgarskap och vårdnadshavarens kontaktuppgifter, raderas året efter aktiviteten. Betalningar sparas i sju år. Deltagarlistan får sedan bevaras i arrangörens arkiv med bara namn, födelseår, kön, postnummer och postort, skola, förening, roll, aktivitet och år, för verksamhetens historia. Arkivet används aldrig för utskick.

Dina rättigheter
Du, eller din vårdnadshavare, kan få ett utdrag över vad arrangören har om dig, få uppgifter rättade, be om radering av det som inte längre behövs eller får sparas, begära att behandlingen begränsas och invända mot den. Vänd dig till arrangören; kontaktuppgifterna står i inbjudan. Vet du inte vart du ska vända dig kan du skriva till förbundet och märka meddelandet ”Personuppgifter”, så skickar vi det vidare: kansli@astronomiskungdom.se, kontakt@rymdelev.se eller contact@spacestudents.se, eller ring 070 - 000 90 56. Du kan också klaga till Integritetsskyddsmyndigheten, imy.se. Förbundens integritetspolicy, som beskriver reglerna utförligare, finns på astronomiskungdom.se/integritetspolicy, rymdelev.se/integritetspolicy och spacestudents.se/integritetspolicy.

Vad bekräftelsen betyder
Att kryssa rutan betyder att du har läst den här informationen, inte att du samtycker. Samtycke ger du bara på två ställen: genom att fylla i hälsofrågan, och på aktiviteter för barn under 13 år genom att svara ja på bildfrågan.

Vi använder Stripe för kortbetalningar. Om du väljer att betala en avgift med kort kommer Stripe att samla in identifierande information om den enhet du använder. Stripe använder denna information för att driva och förbättra de tjänster de tillhandahåller oss, inklusive för att upptäcka bedrägerier. Du kan läsa mer om Stripe och deras integritetspolicy här